Công việc của lễ tân văn phòng là gì? các kỹ năng chính cần thiết

Cập nhật: 2020-03-31 15:08:48

Công việc của lễ tân văn phòng là gì? đây là một trong những câu hỏi được hầu hết những ai đang muốn tìm hiểu hoặc ứng tuyển vào vị trí này đề ra cho mình. Và câu trả lời cũng sẽ được Văn Phòng Cho Thuê Quận 1 chia sẻ đến bạn trong bài viết này. 


Hầu như đối với bất kỳ công ty nào cũng vậy, đều cần có bộ phận lễ tân để tiếp đón khách hoặc hỗ trợ những công việc liên quan đến nhiệm vụ của mình được cấp trên đề ra. Vị trí này cũng được xem là tương đối quan trọng.


 

Vì khi bước vào công ty thì lễ tân sẽ là bộ phận mà khách hàng gặp đầu tiên. Điều này đâu đó cũng có phần liên quan việc tạo sự thiện cảm cho khách hàng khi hợp tác. Vậy thì những công việc chính của lễ tân văn phòng cần phải thực hiện là gì? hãy cùng theo dõi thông tin dưới đây nhé. 


- Tham khảo thêm tin tức:
+ Các chức năng chính của văn phòng là gì?

+ 7 kinh nghiệm thuê chỗ ngồi làm việc tại TPHCM mà bạn cần biết

+ Cách xác định hướng bàn làm việc hợp phong thủy

1. Lễ tân văn phòng là gì? 

Lễ tân văn phòng là một trong những vị trí trực thuộc bộ phận hành chính của công ty hoặc là doanh nghiệp. Vai trò của lễ tân văn phòng luôn được đánh giá cao bởi còn được xem như là một điểm kết nối liên lạc của toàn công ty.


Nhiệm vụ chính của vị trí này sẽ phụ trách một số các công việc hành chính như: Tiếp đón khách, giao nhận thư, hoặc tiếp nhận những cuộc gọi từ đối tác, khách hàng...cụ thể hơn sẽ được liệt kê chi tiết sau đây để bạn tham khảo qua.


+ Tiếp đón các đối tác, khách hàng đến công ty

+ Hướng dẫn đối tác, khách hàng tham quan các văn phòng làm việc nếu được yêu cầu

+ Tiếp nhận những cuộc gọi thoại, kết nối đúng nơi

+ Sắp xếp ngay ngắn quầy lễ tân

+ Chuẩn bị đầy đủ văn phòng phẩm cho các phòng ban tại công ty

+ Xem và trả lời thư điện tử khi nhận, đi kèm với đó là phân loại thư

+ Kiểm soát việc ra vào công ty dựa vào việc quản lý các sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách hàng. 

+ Quản lý các loại văn phòng tồn kho và đặt mua theo yêu cầu từng phòng ban

+ Sắp xếp, lên danh sách chi tiết thời gian họp của công ty 

+ Chuẩn bị chứng từ 

+ Cập nhật thường xuyên những loại giấy tờ chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty

+ Nộp hồ sơ, photo giấy tờ…


Đối với những ai làm lễ tân tại các tòa nhà văn phòng thì công việc của họ sẽ không hoạt động liên quan đến những vấn đề hành chính được kể trên. Mà đơn thuần chỉ là tiếp đón khách hàng ra vào tòa nhà. 


- Xem thêm:
+ Văn phòng ảo cho thuê tại Quận 1
+ Văn phòng cho thuê hạng C Quận 1

2. Những kỹ năng cần có của vị trí lễ tân văn phòng

Để ứng tuyển vào vị trí lễ tân văn phòng thì bạn cũng cần phải trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết như sau: 

+ Sử dụng thành thạo những ứng dụng thường xuyên sử dụng trong văn phòng: Office Word, Excel, Powerpoint….


+ Biết sử dụng những thiết bị văn phòng quan trọng như: máy fax, máy in…

+ Có ngoại hình ưa nhìn, và biết cách tổ chức văn phòng tốt

+ Biết cách sắp xếp thời gian một cách hiệu quả

+ Nhanh nhạy trong vấn đề xử lý các phát sinh trong khi làm việc

+ Trang bị kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt


3. Cơ hội nghề nghiệp khi ứng tuyển vào vị trí lễ tân văn phòng 

Có khá nhiều câu hỏi được mọi người đặt ra liên quan đến chủ đề về sự triển vọng của công việc lễ tân văn phòng là gì? và lộ trình chính thức cũng được chúng tôi gửi đến bạn để bạn hiểu rõ hơn như sau:

Vị trí nhân viên

Đối với vị trí nhân viên ban đầu khi bước vào công ty cần làm thì bạn thường sẽ chỉ nằm ở mức công việc là đón khách, giao nhận thư, và một số công việc liên quan. Mức lương giao động ở TPHCM cho vị trí này là 5,5 - 8 triệu VNĐ. 

Vị trí thư ký

Ở vị trí thư ký này thì bạn sẽ được chia thành hai cấp: cấp thư ký riêng và thư ký tổng quát. 


+ Thư ký riêng sẽ có nhiệm vụ hỗ trợ xuyên suốt cho giám đốc các công việc như: soạn thảo văn bản, lên lịch làm việc….


+ Thư ký tổng quát sẽ đảm nhiệm những công việc liên quan đến quản lý hồ sơ, chứng từ…


Mức lương giao động ở vị trí này tùy theo từng doanh nghiệp đề ra là khoảng từ 6 - 9 triệu VNĐ.


Vị trí quản trị

Vị trí này cũng sẽ chia ra thành hai cấp bậc chính đó là nhân viên hành chính và trưởng phòng hoặc là giám đốc hành chính văn phòng. 


- Nhân viên hành chính: Cần có kỹ năng trình độ chuyên môn cao, kiến thức sâu rộng trong nhiều lĩnh vực và bắt buộc phải có ít nhất 2 năm làm việc ở vị trí lễ tân hoặc văn thư. Mức lương thường được đề xuất cho vị trí này là từ 8 triệu trở lên. 


- Trưởng phòng hoặc giám đốc hành chính văn phòng: Ngoài những yếu tố của nhân viên hành chính được kể trên ra, để đảm bảo nhiệm được chức vụ này thì bạn cũng cần phải trang bị đầy đủ các yếu tố như: quản lý, quản trị hệ thống văn phòng, trình độ chuyên môn phải từ 4 năm trở lên. Mức lương đề xuất cho vị trí này khoảng từ 12 đến 16tr VNĐ.


Tất cả những thông tin trên sẽ là câu trả lời cho câu hỏi về công việc của lễ tân văn phòng là gì? cần phải đáp ứng những kỹ năng cần thiết nào, và đặc biệt là định hướng về lâu dài nếu theo vị trí này ra sao. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích thì hãy chia sẻ với mọi người nhé.


- Bạn cũng có thể tham khảo thêm về văn phòng, bất động sản tại mục “ Tin Tức ” này  nhé.


Công Ty TNHH DV Bất Động Sản LEADERREAL

+ Địa chỉ: 10 Phan Đăng Lưu, Phường 3, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 70000, Việt Nam

+ Hotline: 096 844 6868

+ Email: Info@leaderreal.com.vn


Biên tập bởi: Le Nam

Nguồn: http://vanphongchothuequan1.vn/